Prozessautomatisierung im Mittelstand: Wo anfangen?

Prozessautomatisierung klingt nach einem Großprojekt, doch in Wahrheit beginnt sie mit einer einfachen Frage: Welche Aufgabe erledigen Sie oder Ihre Mitarbeiter jede Woche von Hand, obwohl sie eigentlich automatisch laufen könnte? Genau dort liegt der Hebel. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie automatisierbare Prozesse in Ihrem Unternehmen identifizieren, mit welchen Tools Sie starten und wie Sie den Return on Investment bereits vor der Umsetzung berechnen können.

Warum Prozessautomatisierung gerade jetzt entscheidend ist

Der Fachkräftemangel trifft den deutschen Mittelstand mit voller Wucht. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Kunden an Geschwindigkeit und Servicequalität. Prozessautomatisierung ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit, um mit weniger Personal mehr zu leisten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die gute Nachricht: Moderne Automatisierungstools sind so zugänglich wie nie zuvor. Sie brauchen keine Programmierkenntnisse und keine eigene IT-Abteilung. Viele Lösungen lassen sich per Drag-and-Drop konfigurieren und innerhalb weniger Tage produktiv einsetzen.

So identifizieren Sie automatisierbare Prozesse

Nicht jeder Prozess eignet sich für die Automatisierung. Die besten Kandidaten haben bestimmte Merkmale gemeinsam. Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Wiederholung: Der Prozess wird regelmäßig ausgeführt, täglich, wöchentlich oder bei jedem neuen Kunden.
• Regelbasiert: Die Schritte folgen klaren Regeln. Wenn X eintritt, dann Y. Es gibt wenig subjektive Entscheidungen.
• Datengetrieben: Der Prozess beinhaltet das Übertragen, Umwandeln oder Abgleichen von Daten zwischen Systemen.
• Fehleranfällig: Bei manueller Ausführung passieren regelmäßig Fehler, etwa durch Tippfehler oder vergessene Schritte.
• Zeitintensiv: Die Aufgabe nimmt unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch im Verhältnis zu ihrem Wert.

Die Prozess-Audit-Methode

Wir empfehlen unseren Kunden eine strukturierte Herangehensweise, die wir auch in unserer Prozessautomatisierungs-Beratung einsetzen:

1. Beobachten: Lassen Sie Mitarbeiter eine Woche lang dokumentieren, welche wiederkehrenden Aufgaben sie erledigen und wie lange diese dauern.
2. Kategorisieren: Sortieren Sie die Aufgaben nach Häufigkeit, Zeitaufwand und Automatisierungspotenzial.
3. Priorisieren: Bewerten Sie jede Aufgabe nach dem Verhältnis von Automatisierungsaufwand zu Zeitersparnis.
4. Pilotieren: Starten Sie mit dem Prozess, der das beste Aufwand-Nutzen-Verhältnis bietet.

Die besten Automatisierungstools für den Mittelstand

Die Auswahl des richtigen Tools hängt von Ihren technischen Voraussetzungen und Anforderungen ab. Hier sind die wichtigsten Plattformen im Überblick:

Make (ehemals Integromat)

Make ist eine visuelle Automatisierungsplattform, die sich besonders für komplexe Workflows eignet. Sie verbinden verschiedene Apps und Dienste über sogenannte Szenarien, die Sie per Drag-and-Drop zusammenstellen. Make bietet über 1.500 Integrationen und ein faires Preismodell, das sich nach der Anzahl der Operationen richtet. Besonders stark ist Make bei mehrstufigen Prozessen mit bedingter Logik.

n8n

n8n ist eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die Sie wahlweise in der Cloud oder auf eigenen Servern betreiben können. Für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen ist die Self-Hosted-Variante besonders interessant, da sämtliche Daten im eigenen Haus verbleiben. n8n bietet zudem die Möglichkeit, eigene Integrationen zu entwickeln und ist damit besonders flexibel.

Microsoft Power Automate

Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 einsetzt, ist Power Automate eine naheliegende Wahl. Die Plattform ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten und integriert sich nahtlos in Outlook, Teams, SharePoint und andere Microsoft-Dienste. Für reine Microsoft-Umgebungen ist Power Automate oft die kosteneffizienteste Lösung.

Zapier

Zapier ist der Pionier im Bereich No-Code-Automatisierung und bietet die größte Auswahl an Integrationen. Für einfache Automatisierungen nach dem Prinzip Wenn-Dann ist Zapier nach wie vor eine gute Wahl. Bei komplexeren Workflows stoßen Sie jedoch schneller an Grenzen als bei Make oder n8n.

Fünf Automatisierungen, die sich sofort auszahlen

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hier fünf konkrete Automatisierungen, die sich in fast jedem Unternehmen umsetzen lassen und einen spürbaren Effekt haben:

1. Rechnungseingang automatisieren: Eingehende Rechnungen per E-Mail automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen. KI erkennt dabei Rechnungsnummern, Beträge und Lieferantendaten. Zeitersparnis: 2-5 Stunden pro Woche.
2. Lead-Qualifizierung: Neue Kontaktformular-Einträge automatisch in Ihr CRM übernehmen, bewerten und dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Zeitersparnis: 1-3 Stunden pro Woche.
3. Onboarding neuer Mitarbeiter: Automatische Erstellung von Accounts, Versand von Willkommens-E-Mails und Zuweisung von Schulungsmaterialien. Zeitersparnis: 2-4 Stunden pro neuem Mitarbeiter.
4. Berichterstellung: Wöchentliche oder monatliche Berichte aus verschiedenen Datenquellen automatisch zusammenstellen und per E-Mail versenden. Zeitersparnis: 3-8 Stunden pro Monat.
5. Social-Media-Planung: Beiträge vorab erstellen und automatisch über alle Kanäle ausspielen, inklusive KI-gestützter Textoptimierung. Zeitersparnis: 2-4 Stunden pro Woche.

ROI berechnen: Lohnt sich die Investition?

Bevor Sie in Automatisierung investieren, möchten Sie natürlich wissen, ob es sich lohnt. Die Berechnung ist einfacher, als Sie denken:

Zeitersparnis pro Woche multipliziert mit dem Stundensatz des Mitarbeiters ergibt die wöchentliche Einsparung. Diese stellen Sie den monatlichen Kosten für das Automatisierungstool gegenüber.

Ein Beispiel: Ein Sachbearbeiter verbringt 5 Stunden pro Woche mit der manuellen Dateneingabe. Bei einem Vollkostensatz von 45 Euro pro Stunde sind das 225 Euro pro Woche oder knapp 1.000 Euro pro Monat. Ein Automatisierungstool kostet vielleicht 50 bis 200 Euro im Monat, die einmalige Einrichtung 2.000 bis 5.000 Euro. Die Investition amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb von zwei bis vier Monaten.

Nicht vergessen: Neben der direkten Zeitersparnis reduziert Automatisierung auch Fehler, verkürzt Durchlaufzeiten und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit. Diese weichen Faktoren sind schwerer zu beziffern, aber oft genauso wertvoll.

Häufige Fehler bei der Prozessautomatisierung

Aus unserer Erfahrung in der Beratung von Mittelständlern kennen wir die typischen Stolpersteine:

• Zu groß anfangen: Versuchen Sie nicht, gleich den gesamten Betrieb umzukrempeln. Starten Sie mit einem Prozess und sammeln Sie Erfahrungen.
• Mitarbeiter nicht einbinden: Automatisierung, die an den Mitarbeitern vorbei geplant wird, scheitert. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an ein.
• Schlechte Prozesse automatisieren: Einen ineffizienten Prozess zu automatisieren macht ihn nur schneller ineffizient. Optimieren Sie den Prozess zuerst, dann automatisieren Sie ihn.
• Keine Dokumentation: Dokumentieren Sie jeden automatisierten Workflow. Wenn der Kollege, der ihn eingerichtet hat, das Unternehmen verlässt, muss ein anderer die Automatisierung warten können.

Der nächste Schritt: Jetzt handeln

Der beste Zeitpunkt, mit der Prozessautomatisierung zu beginnen, war gestern. Der zweitbeste ist heute. Starten Sie mit der Prozess-Audit-Methode, identifizieren Sie Ihre ersten Quick Wins und setzen Sie ein Pilotprojekt um.

Übrigens: Schulungen im Bereich Automatisierung und KI werden über das Qualifizierungschancengesetz mit bis zu 100 Prozent gefördert. Weitere Informationen zu den Fördermöglichkeiten finden Sie auf unserer Website.

Sie möchten eine professionelle Bestandsaufnahme Ihrer Automatisierungspotenziale? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung und erfahren Sie, wo in Ihrem Unternehmen die größten Einsparpotenziale liegen.